Rekisterinpitäjä: Suomen Jättikasvisyhdistys ry
Henkilörekisterin nimi: Jättikasvisyhdistyksen jäsenrekisteri, Suomen Mestaruus kilpailun tulosrekisteri ja kilpailuun ilmoittautuminen -rekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
- Jäsenten yhteystietojen keruu ja säilytys jäsentiedotteiden ja siemenkirjeiden lähettämistä sekä muusta yhdistyksen toiminnasta tiedottamista varten.
- Jättikasvisten punnitus ja mittaustietojen rekisteröinti ja jättikasvisten tulosrekisterin ylläpito jättikasvisharrastuksen ylläpitämiseksi.
- Kilpailuun tulevien kilpailijoiden ja toimitsijoiden yhteystietojen keräys.
Henkilötietovastaavana toimii Suomen jättikasvisyhdistys ry:n rahastonhoitaja, v. 2023 Kati Vesikallio
Henkilötietojen käsittelijöinä toimivat yhdistyksen puheenjohtaja, yhdistyksen varapuheenjohtaja sekä yhdistyksen rahastonhoitaja.
Rekisteröitävät tiedot:
- Jäsenrekisteriin - Jäsenen nimi, postiosoite, sähköpostiosoite
- Tiedot kilpailun tuloslistaukseen - Kilpailijan nimi, asuinpaikkakunta, siemenen alkuperä, mittaus-/punnitustulos. Kasvisten kasvattaja hyväksyy tietojen rekisteröinnin ja edelleen luovutuksen allekirjoituksellaan tuodessaan kasviksen SM-punnitukseen tai lähettäessään omatoimipunnitustuloksen.
- Ilmoittautuminen kilpailuun - Etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite. Tapahtumaan tuleva hyväksyy tietojen rekisteröinnin lähettäessään ilmoittautumisen linkin kautta.
Säännönmukaiset tietolähteet: Jäsenet ilmoittavat yhteystietonsa itse jäsenmaksun yhteydessä tilisiirron viestikenttään kirjoitettuna. Kilpailija ja toimitsija ilmoittaa tietonsa itse kilpailuun kuuluvalla kaavakkeella. Kilpailuun tuleva henkilö ilmoittaa itse tietonsa yhdistyksen jakaman linkin kautta.
Henkilötietojen luovuttaminen:
- Jäsenrekisterin henkilötietoja käsittelee Suomen jättikasvisyhdistys ry:n hallituksen puheenjohtaja, rahastonhoitaja sekä varapuheenjohtaja.
- Kilpailun tulokset on nähtävillä yhdistyksen kotisivuilla ja niissä ilmenee kilpailijan nimi ja asuinpaikkakunta. Tulokset ovat julkisia ja ne julkaistaan ja säilytetään Suomen jättikasvisyhdistys ry:n nettisivuilla (jattikasvisvhdistys.fi). Tulokset luovutetaan myös sähköpostilla SM-kisojen jälkeen eri median edustajille sekä niitä julkaistaan sosiaalisessa mediassa. Tulokset luovutetaan myös EGVGA:n (European Giant Vegetable Growers Association, egvga.eu) edustajille, jotka rekisteröivät niitä omiin rekistereihinsä, sekä GPC:n alaisten kasvisten osalta (jättikurpitsa, vihreä jättikurpitsa, tomaatti, maissi, peltokurpitsa, long gourd ja Howard Dill palkinnon) Yhdysvalloissa sijaitsevalle Great Pumpkin Commonwealth:lle. (GPC, gpc1.org)
Henkilötietoja (nimi, osoite, sähköpostiosoite) ei luovuteta edelleen kolmansille osapuolille.
Jäsenrekisterin suojaus: Jäsenrekisteriä säilytetään asianmukaisesti salasanoin ja käytettävissä olevin keinoin suojattuna pilvipalvelussa. Ilmoittautuminen kilpailuun säilytetään samoin kuin jäsenrekisteri.
Käsittelyyn osallistuvat hallituksen jäsenten tietokoneet ja muut laitteet on suojattu salasanalla.
Jäsenrekisteri poistetaan vuosittain vuosikokouksen yhteydessä helmikuun alussa, kun uusi jäsenrekisteri on saatu luotua. Kilpailuun ilmoittautumisen tiedot poistetaan kilpailun jälkeen.
Yhteystiedot säilyvät tiliotteissa jäseneksi liittymis vuotta seuraavat 5 vuotta.
Tietojen tarkastusoikeus ja korjaaminen: Jäsen on oikeutettu tarkastamaan hänestä kirjatut yhteystiedot. Näistä voi pyytää tietoja sähköpostitse Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.
Seloste päivitetty 28.2.2023 Anni Kyrö Puheenjohtaja, Suomen Jättikasvisyhdistys ry